Procedura di gestione delle segnalazioni di condotte illecite e violazioni (c.d. Whistleblowing)

INDICE

Premessa

1. Il canale interno di segnalazione: principi generali

1.1. Chi può segnalare?

1.2. Cosa si può segnalare

1.3. Cosa non si deve segnalare

1.4. Il contenuto della segnalazione

1.5. Le segnalazioni anonime

1.6. Chi riceve le segnalazioni tramite il canale interno (destinatario)

1.7. Come si può segnalare

1.7.1. Segnalazioni all’OdV

1.8. La gestione delle segnalazioni

1.8.1. Le tutele per il Segnalante

1.8.2. Le tutele per il segnalato

1.9. Sanzioni

2. Altri canali di segnalazione

2.1. Canale esterno di segnalazione

2.2. Divulgazione pubblica

Premessa

Il whistleblowing è il sistema di segnalazione con il quale un soggetto contribuisce o può contribuire a far emergere rischi e/o situazioni potenzialmente pregiudizievoli, quali violazioni o condotte illecite.

Doctor Hail Srl, in linea con le disposizioni del D.lgs. 10 marzo 2023, n. 24, ha adottato un sistema di gestione delle segnalazioni di condotte illecite e violazioni (c.d. whistleblowing) ed un canale interno per l’invio di tali segnalazioni, di cui si riportano nel seguito i principi generali che lo informano.

Il sistema di whistleblowing è incluso all'interno del modello di organizzazione, gestione e controllo adottato da Doctor Hai Srl ai sensi del D.lgs. 231/01 (“Modello”) ed è disciplinato da una specifica procedura operativa.

1. Il canale interno di segnalazione: principi generali

1.1. Chi può segnalare?

Il segnalante è la persona che segnala o divulga informazioni sulle condotte illecite o violazioni (“Segnalante”) acquisite nell’ambito della sua attività lavorativa o professionale in rapporto con la Società, a prescindere dalla natura di tali attività o del fatto che il rapporto di lavoro sia nel frattempo terminato o non ancora iniziato o sia in prova.

Vi rientrano pertanto le seguenti persone fisiche che forniscono prestazioni a favore della Società o operano in rapporto con la stessa:

lavoratori subordinati (compresi coloro che hanno contratti atipici, a tempo parziale e a tempo determinato, nonché chi ha un contratto o un rapporto di lavoro con un’agenzia interinale, i tirocinanti e i volontari, retribuiti e non);
collaboratori, lavoratori autonomi, liberi professionisti e consulenti;
azionisti, componenti di organi direttivi, di controllo o vigilanza o di rappresentanza della Società, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto.

1.2. Cosa si può segnalare

Le segnalazioni possono riguardare:

le condotte illecite ed i reati potenzialmente rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/01;

le violazioni al Codice Etico e di Condotta ed al Modello della Società;
le violazioni delle disposizioni normative nazionali (illeciti penali, civili, contabili e amministrativi);
le violazioni delle disposizioni normative dell’UE (illeciti commessi in violazione della normativa europea relativa tra gli altri ai seguenti settori: contratti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza dei trasporti; tutela dell'ambiente; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi);
gli atti o le omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’UE (quali ad es. frodi, corruzione e a qualsiasi altra attività illegale connessa alle spese dell’UE);
gli atti o le omissioni riguardanti il mercato interno, che compromettono la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali (ad es. violazioni delle norme in materia di concorrenza e di aiuti di Stato e di imposte sulle società);
gli atti o i comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni dell’UE nei settori indicati ai punti precedenti.

1.3. Cosa non si deve segnalare

Non si devono segnalare tramite il sistema di whistleblowing e pertanto non saranno meritevoli di tutela le segnalazioni riguardanti:

fatti o informazioni ottenuti per “sentito dire” (ad es. voci di corridoio, meri sospetti o supposizioni) o riferite da altro soggetto e, cioè, non apprese direttamente nonché le informazioni di violazioni palesemente prive di fondamento o che sono già di dominio pubblico;
segnalazioni di condotte illecite o violazioni non circostanziate che non consentono di individuare elementi di fatto ragionevolmente sufficienti per avviare un’istruttoria (ad es. illecito commesso, periodo di riferimento, persone/unità organizzative coinvolte);
segnalazioni prive di fondamento, fatte allo scopo di danneggiare o recare pregiudizio alla/e persona/e segnalata/e, o alla Società;
fatti attinenti alla sfera privata del segnalato (ad es. fatti attinenti agli orientamenti politici o religiosi del segnalato o simili);
contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del Segnalante che attengono esclusivamente ai relativi rapporti individuali di lavoro o di impiego;
segnalazioni di condotte illecite o violazioni già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’UE o nazionali;
segnalazioni di condotte illecite o violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’UE.

1.4. Il contenuto della segnalazione

Tutte le segnalazioni devono contenere elementi di fatto precisi e concordanti che possano permettere di effettuare tutte le dovute ed appropriate verifiche utili ad accertare la fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione e quindi:

una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione;
le circostanze di tempo e, se conosciute, di luogo in cui sono stati commessi i fatti segnalati;
le generalità, se conosciute, o altri elementi che consentano di identificare il soggetto che ha posto in essere i fatti segnalati (ad esempio la qualifica o il settore in cui svolge l’attività);
eventuali documenti che possono confermare la fondatezza di fatti riportati;
ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati (ad es. altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti o che potrebbero confermare i fatti).

1.5. Le segnalazioni anonime

Al fine di favorire quanto più possibile l’emersione di comportamenti illeciti o violazioni, le segnalazioni anonime saranno prese in considerazione purché adeguatamente circostanziate.

1.6. Chi riceve le segnalazioni tramite il canale interno (destinatario)

Le segnalazioni attivate tramite il canale interno possono essere inviate all’Organismo di Vigilanza istituito ai sensi del D.lgs. 231/01 della Società.

Nel caso in cui il soggetto segnalato, autore della presunta condotta illecita o della presunta violazione, o il Segnalante dovesse essere uno dei destinatari, la segnalazione deve essere indirizzata all’altro destinatario.

Il destinatario delle segnalazioni fornisce riscontro al Segnalante in merito agli esiti della stessa secondo quanto previsto dal D.lgs. 24/2023 e, in particolare, rilascia al Segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data di effettiva ricezione e fornisce un riscontro entro i successivi 3 mesi.

1.7. Come si può segnalare

1.7.1. Segnalazioni all’OdV

Segnalazione per iscritto attraverso una apposita piattaforma informatica (mizar.segnalazioni.net) accessibile via web da computer, tablet o smartphone, in grado di garantire la riservatezza dell’identità del Segnalante, del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione;
Segnalazione per iscritto o tramite messaggio vocale inviata attraverso una apposita piattaforma informatica (https://mizar.segnalazioni.net) accessibile via web da computer, tablet o smartphone al seguente indirizzo email doctorhail@legalmail.it, che utilizza strumenti di crittografia in grado di garantire la riservatezza dell’identità del Segnalante, del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione;
Segnalazione per iscritto inoltrata via posta elettronica all’attenzione del Presidente dell’OdV, presso l’indirizzo fornito dallo stesso (doctorhail@legalmail.it);
Incontro diretto tra il Segnalante ed uno rappresentate o tutti i componenti dell’OdV, su richiesta del Segnalante medesimo, da fissare entro un periodo di tempo ragionevole e comunque non superiore a 7 giorni lavorativi; in tal caso sarà predisposto e sottoscritto un verbale della segnalazione da parte dei soggetti partecipanti all’incontro.

1.8. La gestione delle segnalazioni

Le segnalazioni sono gestite nel rispetto delle disposizioni del D.lgs. 24/2023 nonché nel rispetto dei principi di imparzialità e di riservatezza e della normativa in tema di protezione dei dati personali, al fine di accertare e verificare la fondatezza della segnalazione.

1.8.1. Le tutele per il Segnalante

In ogni fase della gestione e del trattamento della segnalazione è garantita la riservatezza dell’identità del Segnalante, delle persone coinvolte o menzionate nella segnalazione nonché dei fatti descritti e dei contenuti della segnalazione e della relativa documentazione, nel rispetto delle disposizioni del D.lgs. 24/2023.

Inoltre, la Società non tollera e vieta atti di ritorsione o discriminatori, diretti o indiretti, nei confronti del Segnalante per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione, secondo quanto previsto dal D.lgs. 24/2023.

Le tutele sono estese, ai sensi del D.lgs. 24/2023, anche in particolare:

al facilitatore (persona fisica che assiste il Segnalante nel processo di segnalazione);
alle persone del medesimo contesto lavorativo del Segnalante e che sono legate ad esso da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
ai colleghi di lavoro del Segnalante che lavorano nel medesimo contesto lavorativo e che hanno con il Segnalante un rapporto abituale e corrente.

1.8.2. Le tutele per il segnalato

La Società prevede strumenti di tutela anche nei confronti del segnalato (la persona fisica o giuridica menzionata nella segnalazione alla quale la violazione o la condotta illecita è dal Segnalante attribuita o che, secondo il Segnalante, è coinvolta o comunque implicata nella violazione o nella condotta illecita) nelle more dell’accertamento della sua eventuale responsabilità, allo scopo di evitare che il sistema di whistleblowing possa essere utilizzato abusivamente da Segnalanti in malafede ed in danno del segnalato.

1.9. Sanzioni

Ferme restando le sanzioni irrogabili dall’Autorità Nazionale Anti Corruzione (“ANAC”) ai sensi del D.lgs. 24/2023, costituisce motivo di applicazione dei provvedimenti sanzionatori previsti dal Sistema Disciplinare della Società (allegato al Modello) la commissione delle seguenti condotte:

le violazioni delle misure di tutela del Segnalante con riferimento al diritto di riservatezza;
i comportamenti ritorsivi o discriminatori, diretti o indiretti, da parte di chiunque (componenti degli organi sociali, dirigenti e subordinati) nei confronti del Segnalante per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione nonché le attività di ostacolo alla segnalazione;
le condotte di chi invia con dolo o colpa grave segnalazioni che si rivelino infondate, false, calunniose o diffamanti (in caso di accertamento in sede giudiziaria, anche con sentenza di I grado, della responsabilità penale per la diffamazione o calunnia realizzata tramite la segnalazione);
le condotte illecite e/o le violazioni commesse dai soggetti segnalati;
le omissioni nelle attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute da parte del soggetto deputato alla ricezione e gestione delle Segnalazioni.

2. Altri canali di segnalazione

Fermo restando che, in via prioritaria, i Segnalanti sono incoraggiati a utilizzare il canale interno segnalazione della Società, al ricorrere di certe condizioni, il D.lgs. 24/2023 prevede altri canali di segnalazione in aggiunta al predetto canale interno.

2.1. Canale esterno di segnalazione

Il Segnalante può effettuare una segnalazione esterna tramite il canale dell’ANAC (https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing), con le medesime garanzie di riservatezza nei seguenti casi:

mancanza del canale per le segnalazioni interne o attivazione all’interno della Società di un canale non conforme alle prescrizioni del D.lgs. 24/2023;
il Segnalante ha effettuato la segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
il Segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse la segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa possa determinare il rischio di ritorsioni;
il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

In relazione alla segnalazione esterna ricevuta, l’ANAC:

rilascia al Segnalante un avviso di ricevimento entro 7 giorni dalla ricezione della segnalazione esterna, salvo esplicita richiesta contraria del medesimo Segnalante ovvero salvo il caso in cui l’ANAC ritenga che l'avviso pregiudicherebbe la protezione della riservatezza dell’identità del Segnalante;
fornisce un riscontro al Segnalante in merito alla segnalazione ricevuta entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine dei 7 giorni dal ricevimento della segnalazione; se ricorrono giustificate e motivate ragioni, il predetto riscontro è fornito entro 6 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro 6 mesi dalla scadenza del termine dei 7 giorni dal ricevimento della segnalazione;
comunica al Segnalante l'esito finale della segnalazione.

2.2. Divulgazione pubblica

Il Segnalante può effettuare una divulgazione pubblica tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque attraverso mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone, alle condizioni e con le modalità previste dal D.lgs. 24/2023.

In particolare, la divulgazione pubblica delle violazioni e delle condotte illecite è possibile alle seguenti condizioni:

il Segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna, e non è stato dato riscontro nei termini previsti;
il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l'autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.